Troca de contador
Trocar de contador: o passo a passo sem dor de cabeça
Para trocar de contador, leia primeiro o contrato atual e respeite o aviso previsto nele. Depois peça a entrega formal dos documentos, transfira procurações e acessos (certificado digital, e-CAC, prefeitura, SEFAZ, eSocial e FGTS Digital) para o novo escritório e confira as pendências antes da virada. O código de ética da profissão proíbe o contador de reter documentos do cliente.
Antes de tudo: leia o contrato atual
A troca começa pelo contrato que você já tem. Procure três coisas: o prazo de aviso para encerrar, o que acontece com a mensalidade do mês da saída e quais serviços o escritório se compromete a entregar até o fim.
O código de ética do contador diz que, ao renunciar, ele deve notificar o cliente por escrito e respeitar os prazos do contrato. Vale o mesmo cuidado do seu lado. Avise por escrito, guarde a confirmação de recebimento e combine a data de corte: a partir de qual competência o novo contador assume.
Escolher bem essa data evita o problema mais comum da troca: um mês que fica sem dono, em que cada escritório acha que o outro vai entregar a declaração.
O que pedir ao contador atual
Peça a entrega de tudo o que é da sua empresa, com uma lista assinada pelas duas partes. Esse termo de entrega protege os dois lados: você sabe o que recebeu, e o escritório anterior registra o que entregou.
A lista costuma incluir:
- Livros contábeis, balancetes e balanços dos últimos anos
- Declarações entregues e seus recibos (federais, estaduais e municipais)
- Folha de pagamento, contratos de trabalho, férias e rescisões
- Guias pagas e parcelamentos em andamento
- Contrato social e todas as alterações registradas
- Licenças, alvarás e certidões com data de validade
- Relação de senhas e acessos que estão em nome do escritório
O código de ética protege seus documentos
A NBC PG 01, o Código de Ética Profissional do Contador, proíbe reter livros, papéis ou documentos do cliente, inclusive arquivos eletrônicos. A proibição vale até quando há disputa sobre honorários: o documento não pode ser usado para forçar o pagamento.
O mesmo código manda o contador substituído informar ao substituto os fatos que ele precisa conhecer para trabalhar bem. Na prática, é a passagem de bastão: o que está pendente, o que foi parcelado, o que está em discussão com algum órgão.
Se houver valor em aberto com o escritório anterior, resolva em separado. Uma coisa não trava a outra.
Procurações e acessos: o que precisa mudar de mãos
Hoje quase tudo da empresa acontece em sistemas do governo. Se o acesso continuar com o contador antigo, o novo não consegue trabalhar. Faça a revisão nesta ordem:
- Certificado digital da empresa: confirme quem guarda o arquivo e a senha, e qual é a validade. Se estava com o escritório anterior, peça a devolução ou emita um novo.
- e-CAC da Receita Federal: cancele a procuração eletrônica do contador anterior e cadastre a do novo. O cadastro é feito no próprio e-CAC, com conta gov.br nível prata ou ouro.
- Prefeitura: acesso ao sistema de nota fiscal de serviço (NFS-e) e ao cadastro municipal.
- SEFAZ: acesso e credenciamento para quem tem inscrição estadual.
- eSocial e FGTS Digital: troca de procuração para quem tem empregados.
- Bancos e sistemas de gestão: retire acessos que não fazem mais sentido.
Confira as pendências antes da virada
Antes de o novo escritório assumir, puxe a situação fiscal da empresa nos órgãos federal, estadual e municipal. Débito em aberto, declaração não entregue ou divergência de valores aparecem ali.
Isso não serve para achar culpado. Serve para separar o que vem do passado do que começa agora. Pendência anotada na data da troca é resolvida com calma. Pendência descoberta meses depois vira susto, e às vezes multa.
Confira também a folha: férias vencidas, afastamentos e eventos do eSocial do último mês.
Como a Patrimônio Contábil conduz a troca
A Patrimônio Contábil faz esse processo de troca para empresas de Teresina e do Piauí desde 2013: lista de entrega, transferência de acessos e conferência da situação fiscal antes de assumir a primeira competência.